كيف تكتب رسالة بريد إلكترونى تجارية ناجحة؟

اسم المؤلف : دكتور عمادالدين حامد

15-09-2016 الساعه 08:59 PM 0 0

البريد الإلكتروني يعد أحد أهم وسائل التواصل، ويمكن من خلاله إقامة علاقة فعالة ومتينة علي أسس الإحترام والتقدير المتبادلين بين البائع أو المشتري، فالكلام كما يقال يمكن أن يكون له تأثير سحري، ويمكن كذلك بمجرد الكلمات حل أي مشكلة تواجه أيا منهما، ولابد أن يكون الخطاب بطريقة مهذبة ومنسقة ومختصرة سواء كان الراسل هو البائع أو المشتري.

لذلك أقدم لك :

7 نصائح لكتابة رسالة بريد إلكتروني :

1- لا تكثر من إرسائل البريد الإلكتروني :

إن كنت بائعا، لأن الكثير منا يملون هذا الأمر وقد يستقبل الواحد منا عشرات الرسائل يوميا لكن لايقوم بفتح جميع الرسائل بالطبع نظرا لضيق الوقت.

2-  الدخول في صلب الموضوع:

 فمستلم الرسالة يريد دائما معرفة المطلوب منه في أسرع وقت دون الإضطرار إلي القراءة طويلا، فدائما إختصر الموضوع وقم بذكر الغرض مباشرة بشكل لايخل بالرسالة، وفي نفس الوقت يراعي وقت الآخرين.

3- الإهتمام الجيد بموضوع الرسالة :

 ‘Subject’ لأنه بمثابة عنوان الرسالة وعليه عامل كبير في مدي إستجابة المستلم وتفاعله مع البريد الإلكتروني المرسل، فإن كان جذابا يقوم المستلم بفتح الرسالة من بين عشرات أو حتي مئات الرسائل التي تصله وإن لم يكن كذلك فيذهب مباشرة قبل فتحه إلي سلة المهملات، فالمطلوب هو تحديد الموضوع مع الإختصار قدر الإمكان.

4- الأسلوب المهذب:

 يعد من أهم جوانب البريد الإلكتروني الجذاب، فهو يعطي إنطباعا جيدا لدي المستلم ويجعله أكثر إستجابة وتفاعلا مع الرسالة مع الإحترام والتقدير للمرسل.

5-عدم المبالغة في التودد إلي المرسل إليه :

بحيث تظهر أنك صديق حميم للمستلم، خاصة للمشتري لأن ذلك غالبا يدخل الشك في قلب مستلم الرسالة ويشعره أن المرسل يريد إستدراجه للنصب والإحتيال.

6- الإهتمام بشكل الرسالة وتنسيق الكتابة :

من حيث حجم ونوع ولون الخط أو لون الخلفية، ويفضل دائما عدم إستخدام الألوان في الخلفية، وإن كان لابد فيفضل الإبتعاد عن الألوان الفاقعة أو الغامقة حتي لاتبدو الرسالة كئيبة وغير مريحة لعين القارئ.

7- مراجعة نص الرسالة جيدا قبل إرسالها:

 وذلك لتصحيح أي أخطاء إملائية أو لغوية حتي لا يظن المستلم أن الراسل شخص مهمل، فالتنسيق الجيد يضفي صبغة إحترافية علي كاتب الرسالة ويظهر مدي إهتمامه بالأمر، ويزيد كذلك علي الجانب الآخر من إهتمام المستلم بالأمر.

- أهم ما يجب كتابته داخل رسالة البريد الإلكتروني

لابد في الرسالة الإلكترونية من أخذ بعض الأركان الأساسية في الإعتبار كالتي سنذكر الآن، لأنها تجعل البريد الإلكتروني محترفا ومفهوما ومنسقا وجيد الأسلوب:

1- عنوان أو موضوع الرسالة ويكتب في خانة Subject.

2-  سطر الرسالة الأول، إسم المرسل إليه إن كان معلوما مع وضع كلمة Hi أو Dear إلي آخره، وفي حالة عدم معرفة الإسم يمكن كتابة Hi There أو Dear Sir/Madam.

3- سطر الرسالة الثاني، جملة ترحيبية مثل التمنيات بيوم سعيد أو أن كل شئ يسير بشكل جيد، مثل Good Day, أو Good Morning. ثم إن كنت تتحدث بإسم شركة يمكن كتابة مقدمة قصيرة عن الشركة ومجال عملها بحيث لا تتجاوز سطرا ونصف علي الأكثر لعدم إدخال الملل علي قارئ الرسالة.

4- سطر الرسالة الثالث، المطلوب بالتفصيل، مثلا مطلوب كبسولات لحشو الأسنان بمواصفات كذا، بكمية كذا، إلي دولة كذا بنظام تعاقد كذا، إلي آخر التفاصيل. أو في حالة البيع يتم وضع تفاصيل المنتج مع مراعاة عدم الإطالة، وإن كانت هناك قائمة مرفقة بالمنتجات مع الصور كان ذلك أفضل.

5- سطر الرسالة الرابع، جملة ختامية مثل الشكر مقدما، والتطلع إلي العمل معكم بشكل مستمر وبناء علاقة عمل قوية وطويلة الأمد مع شركتكم الموقرة، مثل Thanks in advance, and looking forward to establishing a long term business relationship with your esteemed company.

6-  سطر الرسالة الأخير، توقيع مرسل البريد (كما بالمثال لاحقا) يحتوي علي كلمة مثل Regards أو Best Wishes أو Yours أيا منها، ثم الإسم ثم المنصب في الشركة ثم العنوان ثم الموقع ورقم الهاتف أو تفاصيل الإتصال.

- مثال لنص رسالة بريد إلكتروني من مستورد إلي أحد المصانع أو الشركات:

Subject: Interested In Your Product
 

(Hi There) – (Hi….) – (Dear Sir/Madam

Good Morning) – (Good Day) , am writing on behalf of:

http://www.internationaltradeline.com

. Specialized in Import and Export services, located in turky

We have been looking at your company profile and we are interested in making business with you regarding your product…..therefore we looking at receiving a detailed quotation with your best price, Specifications are… Quantity is…. FOB, to….port, Egypt

Looking forward to hearing from you soon, and hope to establish a long term business relationship with your esteemed company

Regards,

Sender’s name

General Manager – Company Name

Address: Company Address

website: www.wesite.com

Phone